Por qué aprender Excel es importante a pesar de ser sencillo

19 de enero, 2022 | 11.14

El homeoffice se instaló de forma permanente durante estos últimos años y lo cierto es que es una forma simple de trabajar, que implica la comodidad de hacerlo desde el hogar y permite ahorrar los tiempos que antes se destinaban al traslado.

Los trabajos del futuro serán aquellos que se puedan hacer a través de una computadora y buena conexión a internet, ya casi no hay oficinas que tengan empleos manuales si es que no son aquellos indispensables como la limpieza, el cuidado edilicio o la construcción.

Cuando hablamos de trabajos del futuro hacemos referencia a aquellos de la era digital, los que acompañan y modifican los esquemas de compra  y venta, vínculo con el usuario o potenciales clientes, análisis de datos, marketing digital, desarrollo web, experiencia de usuario y cientos de trabajos más que dependen de internet.

Para estar preparado ante las nuevas demandas del mercado laboral es necesario saber utilizar algunas herramientas básicas que podrían llegar a requerir algunas empresas para contratar a sus empleados.

El paquete Office tiene funcionalidades que acompañan el desarrollo de actividades necesarias para el crecimiento de determinadas industrias, productos y marcas. Para que un trabajador sea considerado eficaz debe saber usar el Excel, uno de los programas de computación básicos en la era digital, y aprenderlo es tan facil como hacer un curso online de Excel desde la comodidad de tu casa.

¿Cuáles son las funciones de Excel?

Excel es el programa que permite confeccionar las famosas y necesarias hojas de cálculo para operar con números y letras. Este permite hacer filas, columnas, divisiones de casillas y otras acciones para organizar y relevar datos de una empresa, comercio o pyme.

Es una herramienta ágil y completa que permite llevar un registro detallado de datos, procesar textos, calcular a través de herramientas matemáticas, hacer gráficos de torta, de barra y tablas con incrementos o disminuciones económicas de forma dinámica.

Para mostrar los datos procesados a través del análisis que Excel permite hacer con sus herramientas, se pueden crear gráficos que plasmen esta información e incluso imprimirlos para entregarlos a los trabajadores o encargados del desempeño de la empresa.

Excel tiene la función de elaboración de tablas y cronogramas de registro de datos, lo que resulta indispensable para calcular y evaluar presupuestos, posibles inversiones, recortes de gastos o incorporación de, por ejemplo, nueva maquinaria o materiales de producción.

Aprender a utilizar Excel es necesario para trabajar en el sector de finanzas o administración de una empresa ya que a través de este programa se pueden confeccionar facturas, elaborar informes contables a partir de los datos recolectados anteriormente e incluso insertar vínculos que conecten hojas de cálculos anteriores, para ponerlas en comparación.

Excel es una herramienta que si bien tiene utilidades relacionadas al ámbito financiero y contable, también sirve para crear planillas con datos simples como agendas semanales o división de actividades, es por eso que para el orden de la vida diaria es importante.

Muchas personas ordenan sus finanzas a través de planillas de Excel donde indican mes, año y gastos para al final del mismo saber en qué gastaron más y en qué deberían ajustar para poder ahorrar. Además de gastos, estos cuadros sirven para planificar vacaciones.

¿Qué se puede hacer con Excel?

Como mencionamos anteriormente, la diversidad de actividades que se pueden registrar en Excel no se relacionan con el plano de lo numérico, se puede hacer un relevamiento turístico de los lugares que se visitan o incluso programar un viaje en una de las planillas.

Una buena idea es dividir los días y los horarios y marcar las actividades en cada celda, pintándolas de distintos colores para que la división sea más clara. Incluso el cuadro puede imprimirse y llevarse a cada sitio e ir marcando las actividades resueltas.

Del mismo modo puede planificarse la agenda semanal con días, horarios y días no laborables. En un mismo calendario semanal pueden incluso agendarse los cumpleaños o los eventos de esa semana, algún plazo de entrega laboral o académico y días y horarios pactados de estudio.

Las herramientas del Paquete Office tienen un objetivo organizativo y que se apliquen para lo laboral o lo cotidiano depende de uno o de la empresa para la que trabaje. Saber aplicar todas estas herramientas a lo cotidiano no sólo sirve para adquirir conocimiento sino para organizarnos y de esa forma controlar el tiempo.

A veces sucede que el desorden hace que no tengamos tiempo de sobra para hacer las actividades de disfrute y desconexión, esas que permiten descansar de las responsabilidades, y en gran parte esto se debe a la desorganización y no aprovechamiento del tiempo.

Con una planificación en relación a las horas que lleva hacer una actividad podemos armar un esquema y cumplirlo, de esta forma y respetando los horarios es posible tener tiempo de calidad para disfrutar con amigos, familia o en soledad pero sin tener que mirar el reloj cada dos minutos porque deberíamos estar cumpliendo con otras actividades.

¿De qué otra forma se puede gestionar el tiempo?

Distinguir entre lo que es importante y urgente despejará las dudas acerca de qué debe hacerse primero y qué se puede posponer. En el caso de lo urgente, lo ideal es no dejar nada para último momento y dejar tiempo para aquellas actividades importantes que requieren de más interés y más tiempo.

Junto con la planificación semanal mencionada antes, lo ideal es hacer una actividad a la vez ya que la multitarea suele provocar que las cosas se hagan mal y rápidamente sólo por el hecho de querer terminar a tiempo. A la larga es peor porque deben hacerse las actividades nuevamente.

Respetar una rutina de tiempo es la mejor forma de cumplir los esquemas cotidianos de forma tranquila, con el tiempo controlado y con la probabilidad de que, si surge algún imprevisto, habrá tiempo para resolverlo y no le quitaremos lugar a otras responsabilidades.

Por todas estas razones es necesario tener saberes al respecto de programas como Excel, que hacen un aporte significativo al orden diario y una vez que aprendemos a usar todas sus funcionalidades, la rutina se vuelve menos tediosa y podemos hasta disfrutarla.

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